Objetivo
Orientar sobre a parametrização e geração do DEFIS de forma automatizada, considerando as informações previamente cadastradas no sistema. O DEFIS é uma declaração obrigatória para empresas optantes pelo Simples Nacional, onde são reportados dados econômicos, financeiros e fiscais relativos ao ano anterior.

Legislação
Atendimento a Lei Complementar nº 123, de 2006, art. 25, caput e Resolução CGSN nº 140/2018.

Prazo de Envio

O prazo para envio da DEFIS é até o último dia útil de março do ano seguinte ao ano-calendário. Para empresas que passaram por cisão, incorporação, fusão ou extinção, o prazo pode variar.

Orientação

1. Cadastro de Parâmetros DEFIS

1. Acesse a aba Simples Nacional, opção Outros Dados;
2. Clique em Extras (F10) e selecione Parâmetros de Contas da DEFIS;
3. Insira os parâmetros de contas:
   • Clique em Inserir (INSERT);
   • Escolha a conta relacionada e grave as alterações com Gravar (F11).

Importante: O cadastro deve ser realizado considerando a matriz e as filiais. Caso o mesmo parâmetro seja informado nas duas, os valores poderão ser duplicados.

2. Cadastro de Sócios

1. Acesse a aba Cadastros de Empresas, clique em Extras (F10) e selecione Sócios;
2. Verifique o cadastro existente ou insira novos sócios clicando em Inserir (INSERT);
3. Preencha as informações obrigatórias e clique em Gravar (F11).

Observação: É possível cadastrar quantos sócios forem necessários.

3. Movimentação de Inventário

1. Acesse a aba Movimentação, opção Inventário;
2. Verifique se a movimentação foi gerada no último mês do período anterior.

Dica: Para mais informações sobre a geração de inventário, consulte o manual específico.

4. Preenchimento da Declaração DEFIS

1. Acesse a aba Simples Nacional, opção Outros Dados, e clique em Inserir (INSERT);
2. Na aba Geral, clique em Importar Informações da Contabilidade para carregar as contas parametrizadas;
3. Em seguida, clique em Importar Informações da Folha para obter os dados de empregados;
4. Nas abas adicionais, preencha conforme necessário:
   • Resumo de Toda a ME/EPP: Complete os campos obrigatórios;
   • Dados Referentes ao Município: Marque o check se houver hipóteses aplicáveis e clique em Inserir (INSERT) para detalhar informações do município;
   • Sócios: Importe as informações da contabilidade e folha;
   • Doações Eleitorais: Registre o CNPJ, nome do beneficiário, valor e outros detalhes pertinentes;
   • Mudança de Município: Informe a data de mudança, município de origem e destino, se aplicável.

5. Integração com o Portal

1. Certifique-se de que as credenciais do Integra Contador estão preenchidas no cadastro da empresa;
2. Acesse a aba Simples Nacional, opção Integração com o Portal;
3. Execute as opções Enviar Declaração, Obter Declaração e Obter Recibo para realizar o processo de integração;
4. Consulte e baixe os documentos gerados na opção Documentos Gerados Simples Nacional (Integra Contador).

Atenção: O processo de integração ocorre em ambiente de produção. Recomenda-se realizar conferências prévias antes do envio definitivo.

FAQs ou Dicas

1. Quem está obrigado a enviar a DEFIS?
Empresas optantes pelo Simples Nacional, incluindo microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP).

2. Qual o prazo para envio?
Até o último dia útil de março do ano seguinte ao ano-calendário. Em casos específicos de cisão ou extinção, o prazo pode ser antecipado.

3. Posso retificar a DEFIS após o envio?
Sim, é possível realizar retificações por meio do Portal do Simples Nacional.